09 3540 2220

info@toimitilaa.fi

Tämä on LKV Toimitilaa.fi Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 29.2.2020. Viimeisin muutos 29.2.2020.

1. Rekisterinpitäjä

LKV Toimitilaa.fi Oy
Mannerheiminkatu 2, 06100 Porvoo
Ormusrinne 2, 00700 Helsinki
09-3540 2220
info@toimitilaa.fi
0836804-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Riikka Tuominen, riikka@toimitilaa.fi, 0400-551790

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on dokumentoitu henkilön suostumus. Toisena perusteena voimme kerätä asiakkaistamme tietoja, jotka perustuvat asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen.

Lisäksi voimme kerätä asiakkaistamme tietoja, jotka liittyvät välitysliikkeitä koskevaan pakottavaan lainsäädäntöön:

  • Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000);
  • Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000);
  • Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä potentiaalisista asiakkaista tietoja myynti- ja markkinointitarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito,sivuston laadun parantaminen sekä välitystoimeksiantojen hoitaminen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Lisäksi välitystehtävän hoitamiseen liittyvinä tietoina voimme kerätä seuraavia tietoja: syntymäaika, henkilötunnus, y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, toimiala tai ammatti, yrityksen perustamisajankohta tai työsuhteen kesto, yritysmuoto tai talouden muoto, taloustiedot ja tulotiedot, yrityksen tosiasiallisten edunsaajien ja omistajien ja vastuuhenkilöiden tiedot, vuokrahakemuksen sisältämät mahdolliset muut tiedot, luottotiedot, toimeksiantosopimuksen, kauppakirjan, vuokrasopimuksen tai muun luovutussopimuksen sisältämät tiedot sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla tai asiakkaan lähettämistä sähköposteista tai muista viesteistä, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja voidaan kerätä toimeksiantosopimusten, kauppakirjojen, vuokrasopimusten tai muiden luovutussopimusten tekemisen yhteydessä.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta tai Bisnode Finland Oy:ltä tai Alma Talent Tietopalveluiden kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa välitysliikkeitä velvoittavan lainsäädännön puitteissa viranomaisille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle tai oikeudellista vaatimusta vastaan puolustauduttaessa tai mahdolliselle oikeudelliselle neuvonantajalle. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Sivustolla käytetään Google Analytics -seurantatyökalua. Työkalu voi kerätä IP-osoitteesi, selaimesi käyttäjäagentin, tallentaa ja hakea evästeitä selaimessa, upottaa lisäseurantaa ja seurata vuorovaikutustasi muissa palvleuissa.

Käytämme sivustollamme Facebook-widgettia, jonka avulla voit jakaa / suositella verkkosivuamme. Tämä widget voi kerätä IP-osoitteesi, selaimesi käyttäjäagentin, tallentaa ja hakea evästeitä selaimessa, upottaa lisäseurantaa ja seurata vuorovaikutustasi – Facebook-tilisi mukaan lukien – millä tahansa widgetissä tekemälläsi toiminnolla, jos olet kirjautunut sisään Facebookiin. Lisätietoja siitä, miten näitä tietoja voidaan käyttää, löydät Facebookin tietosuojakäytännöstä: https://www.facebook.com/about/privacy/update

Käytämme verkkosivuillamme Twitter Tweet -widgettiä. Verkkosivustomme on yhteydessä Twitterin palvelimiin, jotta voit twiitata verkkosivumme Twitter-tililläsi. Nämä pyynnöt tekevät IP-osoitteesi näkyväksi Twitterille, joka voi käyttää sitä tietosuojakäytäntönsä mukaisesti: https://twitter.com/fi/privacy#update

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste. Rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).